Gestão de processos internos: afinal, como fazer?

Gestão de processos internos: afinal, como fazer?

Se você abriu uma clínica ou hospital há pouco tempo, certamente está se deparando com uma série de desafios inerentes à administração de seu empreendimento. Afinal, são muitas questões para se preocupar e tudo precisa receber a devida ordem para funcionar bem!

A boa gestão de processos internos tende a ser um dos pontos que geram maior dificuldade, porque lida com diferentes aspectos, sendo que todos eles são bastante específicos. Para saber mais sobre o tema, continue a leitura do artigo!

O que são os processos internos?

Quando se pensa em gestão, logo vem a ideia de coordenar, estruturar, etc. No entanto, o que seriam os chamados processos internos? Há a necessidade de otimizá-los? Por quê?

Para se compreender melhor a gestão de processos é importante entender que se refere a uma sequência de atividades que segue um cronograma pré-estabelecido, em que os recursos que estão envolvidos e o resultado esperado se apresentam de forma simples e clara.

Os processos são compostos pela introdução de insumos (entradas ou inputs) num determinado ambiente, gerando procedimentos que seguem normas e regras que, ao se processarem os insumos transformamo-nos em resultados que serão enviados (saídas ou outputs) aos clientes do processo.

A gestão visa, sobretudo, a identificação, a documentação e avaliação de cada um dos processos. O objetivo final é integrá-los da melhor forma e aprimorá-los para que apresentem excelência nos resultados. Uma vez estabelecido o processo é essencial garantir que o que foi planejado está efetivamente sendo cumprido.

Na área da saúde não é diferente, já que também é preciso lidar com processos, atividades e procedimentos constantemente. O que muda, de fato, é apenas aquilo que é tratado internamente.

Por isso, otimizar o gerenciamento de processos internos também significa aumentar a produtividade, controlar os gastos e obter resultados mais satisfatórios.

Como fazê-los na saúde?

Detalhar e descrever os procedimentos internos com qualidade é ser eficaz e eficiente. Eficácia é alcançar o objetivo final proposto. Eficiência é alcançar o objetivo proposto com a melhor relação custo-benefício. Dedicar atenção e tempo na elaboração e desenho dos processos em clínicas e hospitais são considerados pontos principais quando falamos de Certificações e Acreditação Hospitalar, que garantem um bom funcionamento do empreendimento de acordo com as normas vigentes.

A ONA (Organização Nacional de Saúde) é uma das principais entidades do Brasil em relação ao tópico. Ela ratifica a qualidade dos serviços de saúde em todo o país, visando à segurança dos pacientes e dos profissionais.

Ela disponibiliza três níveis de Acreditação, que variam segundo os critérios atendidos (ou não) pelo hospital ou clínica em questão.

  • nível 1: todos os requisitos que garantem a segurança dos pacientes são cumpridos.
  • nível 2: além da exigência do nível 1, há um sistema integrado de organização em pleno funcionamento.
  • nível 3: acreditação obtida por instituições que tenham excelência em sua forma de conduzir a gestão.

Há, ainda, acreditações internacionais, como a Accreditation Canada, a Joint Commission International, a HIMSS (Healthcare Information and Management Systems Society), entre outras.

Para ser Acreditado, é fundamental que os processos internos de sua clínica sejam bem executados, já que são itens fundamentais na avaliação realizada por esses órgãos.

Como fazer uma boa gestão de processos internos?

Para receber uma Acreditação, ser bem avaliado e aumentar o rendimento de seu negócio na saúde, algumas medidas devem ser tomadas.

1. Defina as regras

Qual setor cuida do quê? Como funcionará a ordem de prioridades? Responder a estas perguntas ajuda a definir regras que trazem ganhos imensos para a produtividade das equipes.

2. Use a tecnologia

Um sistema de qualidade e uma boa consultoria podem contribuir para a gestão de pessoas, fornecer um diagnóstico organizacional, montar um plano de negócios, etc.

3. Faça um mapeamento

Mapear todos os processos significa organizar e analisar detalhadamente tudo aquilo que é feito para que sua clínica funcione adequadamente. Tê-los devidamente mapeados possibilita a criação de indicadores que permitem avaliar se os resultados estão saindo conforme o planejado.

4. Descreva

Descrevê-los também ajuda a fazer essa análise. Afinal, isso torna viável encontrar qual processo está abaixo do esperado em termos de eficácia. Com a descrição, também fica mais fácil estabelecer a relação entre os processos, integrando-os e identificando a necessidade de melhorias.

Seguindo estas dicas, a gestão de processos internos será facilitada e a reputação de seu empreendimento crescerá, assim como a qualidade do serviço oferecido.

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